Bagaimana prosedur pelaporan jika jadwal perkuliahan saya bentrok karena adanya Make-up Class (kelas pengganti)?
Konfirmasi ke Dosen Pengampu
Segera laporkan kendala bentrok tersebut kepada Dosen Pengampu pada mata kuliah dengan jadwal Make-up Class yang baru.
Pengajuan Perbaikan Absensi
Setelah melapor dan mendapatkan izin/persetujuan dari dosen yang bersangkutan, absensi Anda yang terdampak dapat diperbaiki.
Pengiriman Bukti Presensi ke BAA
Kirimkan bukti konfirmasi izin/kehadiran tersebut kepada PIC BAA Program Studi prodi Anda agar data presensi pada sistem dapat disesuaikan dan diperbarui. Pengiriman bukti dapat melalui pengajuan tiket ini.
------------------------------------------------------------------------------
Bagaimana prosedur pengajuan makeup-class?
Pengajuan Make-up Class (kelas pengganti) dapat dilakukan oleh dosen pengampu maupun ketua kelas/mahasiswa.
Ketentuan Pengajuan:
Sebelum mengajukan Make-up Class, pastikan hal-hal berikut telah terpenuhi:
Jadwal pengganti yang diusulkan telah disepakati oleh dosen pengampu dan seluruh mahasiswa peserta mata kuliah.
Jadwal yang diusulkan tidak bentrok dengan jadwal mata kuliah lain yang diambil oleh para mahasiswa peserta kelas tersebut.
Bagaimana tata cara pengajuan makeup class oleh dosen melalui portal BIG?
Pengajuan jadwal makeup class wajib disepakati oleh dosen dan mahasiswa agar jadwal yang diusulkan tidak bentrok. Berikut untuk tata cara pengajuannya:
Silahkan login dengan akun BIG masing-masing dosen.
Klik Perkuliahan > Data Kelas > Jadwal & Presensi
Pilih tanggal yang akan di makeup class pada “Tanggal Perkuliahan” > lalu klik “Terjadwal”
Lalu klik “Diganti” > Isi semua kotak sesuai dengan jadwal yang akan diganti” > Simpan
Selanjutnya, jadwal tersebut akan divalidasi oleh Ka Prodi dan BAA.
Tata cara validasi pada Akun Ka Prodi
Tahapan berikut digunakan untuk validasi pengajun makeup class pada akun Ka Prodi.
Pada menu Dashboard terdapat tulisan “Informasi 1 permohonan makeup class belum disetujui” > klik pada tulisan tersebut
Pada “Permohonan Makeup Class Belum Divalidasi” klik “Aksi.
Setelah itu klik “Menunggu Validasi”
Selanjutnya centang kotak pada “Validasi Ka Prodi” > Simpan.
Apabila usulan makeup-class telah disetujui dan divalidasi, dosen dapat melakukan perkuliahan sesuai jadwal dan menggunakan presensi secara online. Jadwal yang disetujui akan muncul pada dashboard.
Tata Cara Pengajuan Makeup Class oleh Mahasiswa
Ketua Kelas/Mahasiswa melakukan konfirmasi kesepakatan jadwal dengan Dosen dan rekan sekelas.
Mengirimkan permohonan Make-up Class ke Helpdesk BAA sebelum tanggal pelaksanaan.
Menunggu verifikasi alokasi ruangan dan pengesahan jadwal dari PIC BAA.
Setelah disetujui, pelaksanaan perkuliahan dan presensi dilakukan sesuai jadwal baru tersebut.
------------------------------------------------------------------------------
Bagaimana tata cara permohonan perbaikan absensi?
Jika Anda mengalami kendala pada absensi dan telah mendapatkan persetujuan dari dosen pengampu untuk dilakukan koreksi/perbaikan, silakan ikuti prosedur berikut:
Pastikan Anda telah memiliki bukti persetujuan resmi dari dosen pengampu mata kuliah yang bersangkutan (dapat berupa screenshot percakapan/email persetujuan dari dosen atau formulir persetujuan yang telah ditandatangani).
Kirimkan permohonan perbaikan absensi secara langsung dengan membuat tiket baru pada Helpdesk BAA ini.
Saat mengisi tiket permohonan, pastikan Anda melampirkan:
Nama Mata Kuliah, Kelas, dan Tanggal Perkuliahan yang ingin diperbaiki.
File/Gambar bukti persetujuan (approval) dari Dosen Pengampu.
Tim BAA akan memverifikasi berkas Anda dan memperbarui status kehadiran Anda pada sistem perkuliahan.
------------------------------------------------------------------------------
Tata Cara Pengajuan Permohonan Jadwal Ujian Bentrok (UTS/UAS)
Bagaimana prosedur pengajuan penyesuaian jadwal bagi mahasiswa yang memiliki jadwal ujian bersamaan (bentrok)?
Masuk ke Portal BIG menggunakan akun mahasiswa Anda, lalu pilih menu Info Layanan BAA yang tersedia pada dashboard BIG.
Buka tautan Google Form (GForm) penyesuaian jadwal ujian bentrok yang tersedia pada menu tersebut, kemudian isi data diri serta detail mata kuliah yang mengalami bentrok jadwal secara lengkap dan akurat.
Setelah formulir dikirimkan silahkan konfirmasi kepada kontak PIC yang terdapat pada Gform, PIC BAA akan memproses permohonan Anda dan menginfokan pembaruan/penyesuaian jadwal ujian selambat-lambatnya pada H-1 sebelum pelaksanaan ujian.
Catatan Penting:
Pastikan Anda mengajukan permohonan secepatnya setelah jadwal ujian dirilis agar proses alokasi dan penyesuaian jadwal ujian susulan/pengganti dapat berjalan dengan lancar.
------------------------------------------------------------------------------
Panduan Pengajuan Permohonan Ujian Susulan (UTS / UAS)
Bagaimana syarat & kriteria pengajuan UTS/UAS susulan.
Ujian susulan hanya dapat diberikan kepada mahasiswa yang memenuhi salah satu persyaratan atau alasan yang sah berikut:
Sakit / Musibah (Force Majeure), mengalami sakit yang membutuhkan perawatan medis di rumah sakit/fasilitas kesehatan, atau terkena musibah yang mengakibatkan tidak dapat hadir ujian (dilengkapi bukti Surat dokter/surat keterangan rawat inap). Mohon lampirkan bukti dengan selengkap mungkin dalam 1 file.
Mendapat tugas khusus dari kampus untuk kepentingan universitas yang dibuktikan dengan surat persetujuan dari Rektor / Wakil Rektor Bidang Akademik (bebas biaya).
Tugas kantor / perjalanan dinas dengan melampirkan bukti surat tugas resmi dari perusahaan/instansi tempat bekerja (khusus mahasiswa program Reguler Sore dan Magister).
Kendala Finansial: Mengalami keterlambatan dalam penyelesaian administrasi pembayaran/keuangan.
Ketentuan Administrasi & Biaya
Mahasiswa yang disetujui dikenakan biaya sebesar Rp100.000,- per mata kuliah. (Khusus mahasiswa dengan Tugas Universitas bebas biaya).
Pembayaran dapat dilakukan melalui Virtual Account pada Portal BIG Mahasiswa melalui menu Perkuliahan > Riwayat Keuangan.
Pendaftaran dan pengajuan berkas dilakukan sesuai dengan jadwal rentang tanggal yang ditetapkan oleh BAA melalui pengumuman persyaratan pelaksanaan ujian susulan.
Alur dan Prosedur Pendaftaran
Unduh formulir pada Portal BIG Mahasiswa, masuk ke menu dashboard > Info Layanan Online BAA, lalu unduh Form Ujian Susulan.
Isi formulir yang telah diunduh, kemudian lakukan pendaftaran secara online melalui menu Info Layanan Online BAA > Gform Ujian Susulan. Unggah formulir yang telah diisi beserta dokumen pendukung (Surat Dokter, Surat Tugas, dll.). Mohon lampirkan bukti selengkap mungkin.
Tim BAA akan melakukan verifikasi berkas pendaftaran serta tahap validasi/interview sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
Setelah dinyatakan lolos verifikasi, lakukan pembayaran biaya ujian susulan melalui portal. Informasi jadwal pelaksanaan ujian susulan akan dikirimkan langsung ke email atau WhatsApp mahasiswa.
Penting untuk Diperhatikan:
Bagi mahasiswa yang tidak mengajukan permohonan Ujian Susulan hingga batas waktu yang telah ditentukan, maka dianggap tidak mengikuti ujian dengan konsekuensi Nilai Ujian = 0.